ينقسم عملها إلى وحدتين:-
1- وحدة الأوراق (الصادرة والواردة والتوزيع) : تتكفل هذه الوحدة بترقيم وتأريخ الكتب الصادرة من القسم وتأشير ذلك في السجلات المفتوحة لهذا الغرض، وتوزيع تلك الكتب (بما فيها الأوامر الإدارية الصادرة من مكتب الأمانة العامة) إلى الجهات المعنية داخل أو خارج العتبة، كذلك تقوم الوحدة باستلام الكتب الواردة إلى القسم وتأشير ذلك وفق الإجراءات الأصولية في سجلات خاصة بذلك لتتم الأجابة عليها من الوحدة التالية - إن تطلب الأمر ذلك - أو الاطلاع عليها وحفظها.
2- وحدة المتابعة والأرشيف: تعنى هذه الوحدة بمتابعة الكتب التي تحتاج إلى إجابة مما يرد إلى القسم، والعمل على تحضير أولياتها إن احتاجت إليها في تعزيز الإجابة، وتحرير هذه الإجابات التي تساهم في تسيير عملية الخدمة بين الأقسام وتذليل العقبات التي تعترضها، كما تقوم الوحدة بمتابعة وحفظ نسخ الكتب الصادرة والواردة في مجلدات وفهرستها لغرض الرجوع إليها بسهولة، كذلك تحفظ نسخ كتب الدوائر الرسمية وغير الرسمية الواردة للعتبة بعد تحويلها إلى القسم من مكتب الأمانة العامة
|
